5 טיפים לעבודה מתקדמת עם Outlook

תוכנת הOutlook הינה כלי העבודה האינטנסיבי ביותר למרבית המשתמשים העסקיים, ומרביתם נמצאים יותר שעות ביום מול האאוטלוק יותר משעות נסיעה ברכב ואפילו יותר מזמן גלישה באינטרנט או שימוש בטלפון. קבלו 5 טיפים לעבודה מתקדמת עם אאוטלוק 5

תוכנת האאוטלוק מנהלת עבורנו את המידע הרגיש והדינמי ביותר עבורנו; את הדואר האלקטרוני כמובן, אבל גם את רשימת אנשי הקשר שצברו במהלך שנים ארוכות, לוח השנה משימות ופתקים. רבים נוטים להמעיט בערך המידע עד למקרה של תקלה ואז הם מתחילים להבין את גודל הנזק וערכו העצום של המידע.

חיבור מכל מקום

Outlook_anywhere

רשימות אנשי הקשר שלכם פזורות בהתקני מחשוב רבים. האם אתם דואגים לבצע גיבוי?

בסיס לעבודה נכונה מחייב עבודה של אירוח המידע בשרת או בענן בסנכרון להתקני הקצה. עבודה בצורה זו מספקת 2 יתרונות גדולים:

  • גיבוי המידע במקרה של אובדן/ תקלה בהתקן הקצה.
  • סנכרון של המידע למספר התקנים מאפשר לנו להיות זמינים בכל שעה ומכל מקום. מהאאוטלוק בבית, מהמשרד, מהטלפון הנייד ואפילו דרך האינטרנט.

גיבוי המידע

גיבוי מידע

Backup דאגו לגבות את רשימות הקשר שלכם באאטלוק, למנוע אי נעימויות מאוחר יותר.

טעות גדולה לחשוב או לסמוך על ספקי דואר חינמיים או זולים במיוחד לגבי השירות, התמיכה או הגיבוי. מרבית השירותים מספקים גיבוי רק לתקלות של ספק השירות ולא תקלות שהינן באחריות לקוח. כך לדוגמא אם המידע נפגם בגלל תוכנה צד ג' או תקלת סנכרון או טכנאי מחשבים שחשב שהוא יודע מה הוא עושה או תקלת סנכרון. תמצאו את עצמכם ללא יכולת לשחזר את המידע לאחור ולכן מאוד חשוב לרכוש שירות גיבוי משלים ולבדוק בדיוק את היכולות שלו. לחילופין, אתם יכולים לבצע יצוא של המידע באופן ידני ולשמור אותו מנותק מהרשת. פעולה אפשרית אבל מאוד לא מומלצת כי כשמעורב "גורם אנושי" תמיד יש תקלות או אי ביצוע פעולות רוטיניות כנדרש.

שימוש נכון בחתימה

תוכנת האאוטלוק מספקת יכולות מתקדמות של שימוש בחתימה, הרבה עובדים איתה אך לא משקיעים 2 דקות להבין את היכולות ולעבוד נכון:

  • במידה ויש לכם מספר חשבונות שונים באאוטלוק, ניתן להגדיר חתימה שונה לכל חשבון.
  • ניתן להגדיר מספר חתימות שונות לפי צורך, כך תוכלו לבחור מה חתימת ברירת המחדל ותמיד לשנות לחתימה אחרת. לדוגמא חתימה ללא הטל' הנייד או עם הגדרת תפיקיד שונה.
  • ניתן להגדיר הגדרות שונות למיייל חדש ולמייל חוזר. משתמשים רבים מגדירים את החתימה שלהם גם במייל חוזר. עבודה בדרך זו מעמיסה את התכתובת, במיוחד אם היא מכילה תמונות. המייל מתנפח ומתארך. בסופו של דבר, סביר להניח שיש למי שפנה אליכם את כל הפרטים שלכם ואין צורך בתכתובת עמוסה.

קיצורי מקשים שימושיים עבורך

קיצור מקשים אאוטלוק

קיצורי מקשים להעלאת מהירות העבודה שלכם כשאתם שולחים מיילים

אנחנו חוזרים על אותן פעולות שוב ושוב, קיצורי מקשים נועדו לזרז פעילות ולחסוך את הורדת היד מהמקלדת לעכבר.
ברור שאף אחד לא יזכור את כל קיצורי המקשים הקיימים ויתפעל אותם, אבל מומלץ לכל אחד לבחור 3-5 קיצורים שעבורו הם השימושיים ביותר, לדוגמא:

  • Ctrl+Enter לשליחת מייל – במקום להוריד את היד לעכבר וללחוץ על שלח.
  • Ctrl+Shift+M ליצירת הודעת דואר חדשה – ושוב במקום לעבור לעכבר, לדואר, חדש..
  • Tab – קיצור שימושי בכל יישומי המחשב, פעולתו היא לעבור משדה לשדה. כך לדוגמא אם פתחתם חלון חדש של מייל או איש קשר חדש תוכלו לעבור בין השדות למלא את הערך ולעבור לשדה הבא

לרשימת הקיצורים המלאה לחצו כאן

ניהול אנשי קשר

אחת הטעויות השכיחות ביותר היא ניהול אנשי הקשר על בסיס רשימת ההשלמה האוטומאטית.
השלמה אוטומאטית היא קובץ חיצוני, לא מגובה, לא מנוהל, לא מסתנכרן להתקנים אחרים ודורש ידע טכני לניהול שלו – יש ספר כתובות, תקימו כל איש קשר בצורה מסודרת עם כל הפרטים השימושים בעתיד עבורו. למשתמש ממוצע היום יש אלפי אנשי קשר. חלק גדול מהם כלל לא ידע לזהות חלק מאנשי הקשר שהכניס הסטוריות. כך לדוגמא אם רשום ד"ר הורביץ עם מס' טלפון, רשומה שנרשמה לפני 12 שנה, הסיכוי שנזכור מי הוא ולמה הוא בספר הטלפונים שלנו נמוך מאוד. אם היינו מציינים ברשומה שהוא רופא עיניים בכרמיאל או שהגענו אליו דרך רופא כללי לבעיית XXX נוכל בקלות להזכר ולדעת אם יש טעם להמשיך לשמור את הרשומה.

By | 2016-10-12T19:20:08+00:00 ינואר 5th, 2014|Cloud|0 תגובות

נשמח לקבל תגובה - כתבו כאן